Надстройка «Автоматизация» — это конструктор рутинной работы по правилу «если случилось это — сделай то». Правило само ставит ответственного, напоминает о сроке, пишет письмо, заводит задачу, двигает сделку по воронке, обновляет поля — и записывает каждый свой запуск в журнал, чтобы всегда было видно, что произошло и почему. Там, где одного шага мало, работает вторая форма того же механизма — процесс: та же логика, но дорожкой из нескольких шагов и с местами, где решение принимает человек. Управление собрано в «Консоли автоматизации»; вкладки «Правила», «Состояние», «Процессы», «Согласования», «Рецепты» и «Документы» показывают её работу как данные, а меняется всё через управляющий доступ — агентом.
Зачем это нужно
Пока дел немного, всё держится на памяти: менеджер сам помнит, что клиенту нужно перезвонить, что сделку пора перевести дальше, что счёт ждёт подписи. На десятом клиенте и двадцатом правиле обязательно что-то выпадает: сделка неделю стоит на месте, обещанное письмо не уходит, важный клиент остаётся без внимания до самого звонка с претензией. Рутина незаметна, пока не превратится в потерю.
«Автоматизация» забирает эту рутину на себя и работает круглосуточно: правило не устаёт, не уходит в отпуск и не забывает. И, что важно, оно не прячется — каждый запуск виден в журнале, у каждого изменения поля записана причина, а перед включением показывается пробный прогон: сколько записей попадёт под правило прямо сейчас. Автоматика, которой можно доверять, — это автоматика, которую видно.
Что умеет
- Две формы одного механизма. Правило — короткая связка «условие и действия». Процесс — дорожка из нескольких шагов, из которой бывают ветки и возвраты; в ней есть шаги для человека и шаги, ждущие события. Обе формы живут на одном исполнителе, поэтому и ведут себя одинаково предсказуемо.
- С чего начинается срабатывание. Создание, изменение или удаление записи (можно следить за конкретным полем), вход в стадию воронки, расписание, запуск вручную, обращение внешней системы на публичный адрес с ключом, событие продукта (новый лид, заявка, оплаченный счёт, подпись документа), сигнал из другого правила и порог метрики. Все источники собраны в один список, и каждая строка в нём называет то, что действительно срабатывает сегодня.
- Условия — тот же отбор, что в списках. Если правило отбирает записи тем же условием, что и обычный список, под правило попадёт ровно тот же набор. Значит, отбор в правиле и список не могут «немного расходиться». Плюс два условия, которых в списках нет: «поле изменилось» и «было равно».
- Подстановки в письма и параметры. В тексте письма и в параметрах действий можно ссылаться на поля записи и применять простые функции — собрать имя, посчитать сумму, вывести дату. Если ссылка указывает на поле, которого у записи нет, сохранение правила отказывает целиком: письмо с пустым местом вместо имени клиента не уйдёт.
- Что правило может сделать. Создать или обновить запись (по ключам совпадения — повторный запуск не плодит копии), связать записи, отправить письмо, послать уведомление, назначить ответственного, обратиться к внешней системе, поставить задачу с обязательным сроком, перевести запись на другой этап воронки, добавить факт в хронологию, запустить скрипт и поработать с набором записей — найти их, пройти циклом, запуститься сразу по многим.
- Письма идут через общий шлюз. Клиентские письма отправляются тем же путём, что и маркетинговые рассылки: согласия, стоп-листы, тихие часы и общий предел частоты соблюдаются сами собой. Одно срабатывание — одна отправка: повторный запуск не отправит письмо второй раз.
- Пишется только то, что изменилось. Если правило выставляет поле в то же значение, которое там уже стоит, не произойдёт ничего — в журнале останется отметка «без изменений». Каждое настоящее изменение записывается с прежним и новым значением и с причиной: именем правила, которое это сделало.
- Правило не запускает само себя по кругу. Свои собственные изменения автоматика по умолчанию не берёт за новый повод сработать, а цепочку правил, которые дёргают друг друга, обрывает счётчик: в журнал записывается вся цепочка, и видно, где оборвалось. Есть и общий выключатель для записи — им останавливают автоматику мгновенно.
- Сбой правила не портит карточку. Правило работает отдельным запуском, а не внутри сохранения записи. Если действие не удалось, карточка всё равно сохранится, а в журнале запуска останется честная ошибка.
- Ожидание ничего не стоит. Если правило ждёт три дня или ждёт события, оно не держит ни поток, ни таймер: ожидание — это одна строка в базе, которую вовремя разбудит общий обход. Ожидание события заканчивается либо приходом, либо предельным сроком, и у каждого из этих исходов своя дорога.
- Работа с набором записей. Правило умеет найти записи по условию, пройти их циклом (не больше трёх уровней вложенности) и запуститься сразу по многим целям. Каждая цель в массовом запуске ведёт свою строку с собственным итогом: частичный успех — честный результат, а не «всё или ничего». Один сбойный элемент не валит остальные.
- Пробный прогон до включения. Перед включением продукт считает, сколько записей сработало бы сейчас, и включает правило только со свежим подсчётом. Перед массовым запуском показывается, сколько записей будет затронуто и сколько писем или задач из этого выйдет, — без запуска и без догадок.
- Тихий режим. На время импорта данных правила, которые смотрят за этим видом записей, можно разом выключить и потом вернуть ровно те, что были выключены, — а не все подряд. Есть и окно обслуживания: пока оно идёт, автоматика молчит и ничего не копит, а после — догоняет по своему правилу, что именно пропущено.
- Повторы и припаркованные запуски. Неудачный запуск повторяется на трёх уровнях, последний из которых — рука человека: исчерпавший попытки запуск паркуется, владелец получает уведомление, а повторную попытку можно запустить с упавшего шага, не переделывая уже сделанного. Ошибка от внешней системы в журнале остаётся дословно.
- Состояние как данные. Отдельная вкладка отвечает на вопросы без догадок: сколько запусков идёт, сколько упало (доля ошибок — со знаменателем), сколько ожидает, сколько длится обычный и самый долгий запуск, какие правила чаще всего падают. А отчёт о «мёртвых правилах» показывает те, что не срабатывали девяносто дней или не сработали ни разу, — с вопросом «кто за это отвечает» рядом.
- Люди в процессе. Согласование проходит по заранее описанным порогам: до какой суммы решает руководитель, выше — директор. Пропущенный срок сначала напоминает, потом поднимается на ступень выше, потом запрос истекает — но решение всегда принимает человек, автоматика его не подменяет. Решение записывается раз и навсегда, изменить или удалить запись о нём нельзя.
- Готовые рецепты. Есть набор заготовок: типовые правила, которые устанавливаются одним действием и служат отправной точкой. Перед установкой показывается, сколько записей они затронут, а повторная установка ничего не задваивает.
- Документы. Правило может готовить бумаги денежного контура и запускаться по событиям подписи: документ подписан — сделка пошла дальше, клиенту ушло письмо. Повторная подготовка того же документа не плодит копии: неизменный документ получает отметку «без изменений».
- Пределы — видимые числа. Не больше десяти действий в одном правиле, вложенность не глубже трёх, двадцать одновременно живущих вложенных процессов, до пяти ступеней согласования и до десяти согласующих на ступень, сто запусков в минуту мягко и пять тысяч в час жёстко, вызов внешней системы — семь секунд. Журнал шагов хранится девяносто дней, запусков — год. Мягкий предел не отказывает, а ставит в очередь, и об этом сказано на итоговой строке прогона.
Как это связано с другими надстройками
«Автоматизация» не требует ничего: она работает на одном ядре, и её можно включить в самой скромной сборке. Но отдельные действия опираются на другие надстройки и честно отказывают, если их нет. Письма клиентам идут через шлюз «Маркетинг»; перенос по воронке — через ворота «Сделок»; работа с бумагами и событиями подписи — через «Деньги»; окно отправки по рабочим часам — через календари «SLA»; уведомление кладёт строку в колокольчик надстройки «Уведомления»; запуск своего кода — это действие надстройки «Скрипты». Отказ всегда называет, чего не хватает, и остальные шаги правила при этом выполняются.
Готовые механизмы контуров при этом остаются на своих местах: автоматизация сделок, цепочки касаний маркетинга, распределение лидов, очереди сервиса и сроки SLA никуда не переезжают. Общий конструктор отвечает за всё остальное — за свои объекты, за контуры без своей автоматики, за связки между разными частями продукта.
Честные границы
- Своего кода внутри правила нет: в текстах и параметрах допустимы только ссылки на поля и простые функции. Всё, что требует настоящей программы, выносится в надстройку «Скрипты» и вызывается отдельным действием.
- Рисованного холста со стрелками и значками нет: процесс описывается списком шагов и порядком их выполнения. Полного набора обозначений, как в специальных системах моделирования, продукт не показывает и не обещает.
- Автоматика не принимает решений за человека. Согласование, переделка и истечение срока — это дорожки, по которым ходит процесс, но вердикт всегда человеческий; управляющий ключ, которым движется весь продукт, решение по согласованию принять не может.
- Готовые механизмы контуров не переезжают на общий конструктор и не отключаются от него: это два разных набора поверхностей, и ни один документ не предлагает переносить правила сделок или цепочки маркетинга сюда.
- Секреты для внешних вызовов хранятся только на запись: положить их можно, прочитать обратно — нет. В журналах и выгрузках они не появляются.
- Внешние обращения к внутренним адресам закрыты по умолчанию: вызов во внутреннюю сеть отказывает, пока администратор явно не разрешит нужный адрес.
- Каскад правил, которые меняют записи друг друга, оборвётся на предусмотренном пределе с записью в журнале — бесконечного «пинг-понга» между правилами продукт не допустит.
Все надстройки → Каталог надстроек
Подробнее в документации: Автоматизация: правила и процессы