Календарь

Надстройка «Календарь» добавляет в CRM общий календарь компании: встречи, звонки и задачи с напоминаниями каждому участнику, повторяющиеся события и важные даты вроде дней рождения. Здесь же живёт запись клиентов по ссылке: клиент сам выбирает удобное время, и встреча появляется в календаре рядом с его карточкой — без переписки о том, «когда вам удобно».

Зачем это нужно

Договорённости о встречах обычно живут врозь: у одного сотрудника в личном календаре, у другого в блокноте, у третьего в переписке. Из-за этого две встречи ставят на одно время, клиент ждёт ответа, а важная дата вроде годовщины работы с клиентом вспоминается уже после того, как прошла.

Общий календарь закрывает это простыми вещами: у каждой встречи есть владелец и участники, всем приходит напоминание, а клиент записывается сам по ссылке и не занимает чужое время. И главное — встреча стоит рядом с карточкой клиента и его сделкой, поэтому видно не только «когда», но и «с кем и по какому поводу».

Что умеет

• Встреча с участниками и привязкой. У встречи есть владелец и приглашённые коллеги (до пятидесяти), привязка к клиенту и к рабочей записи — сделке, заявке, проекту. Время указывается вместе с часовым поясом, есть встречи на весь день. Поэтому сотрудник видит встречу в своём времени, а не пересчитывает часы в голове.
• Повторяющиеся встречи. Поддерживаются привычные правила повторов: каждый день, по будням, каждую вторую неделю, раз в месяц. Расписание раскрывается по мере надобности. Одна серия — это одна запись, но если меняется одно повторение, оно становится собственной записью-исключением, а остальные остаются на своих местах: правка одной встречи не переписывает всю серию.
• Статусы встречи. План стоит, встреча состоялась, человек не пришёл, встреча отменена. Переходы между состояниями выполняются отдельными командами, поэтому в истории видно, что произошло и когда.
• Напоминания каждому участнику. На встречу можно поставить до пяти напоминаний, самое дальнее — за две недели. Напоминание приходит каждому человеку ровно один раз, даже если проверка запускалась несколько раз подряд. Опоздавшее больше чем на сутки напоминание не отправляется: это уже не напоминание, а шум.
• Ссылка на встречу. Задаются шаблоны ссылок для своего сервиса видеозвонков: продукт подставляет в шаблон одно место и выдаёт готовый адрес. Ссылка выдаётся один раз и не меняется при повторных запросах — заменить её можно только отдельной командой. Сам видеозвонок продукт не проводит: он лишь выдаёт ссылку.
• Занятость из внешних календарей. Сотрудник заводит место синхронизации для Google, CalDAV или Exchange — без паролей и ключей — и загружает файл календаря. Занятые часы появляются на сетке отдельными пометками, только для чтения: они никогда не смешиваются с собственными встречами и их нельзя перепутать. Повторная загрузка того же файла ничего не меняет.
• Запись клиентов по ссылке. Публичная страница с вашим набором встреч, рабочими окнами и правилами. Выбранный слот держится за клиентом пятнадцать минут, пока он подтверждает: всё это время место не предложат другому. Подтверждение проходит целиком или не проходит вовсе — если место успели занять, брони не появится, и никакой встречи «в двух местах» не возникает.
• Перенос и отмена клиентом. Клиент переносит или отменяет запись сам, в пределах названного вами срока, по ключу из своей ссылки — регистрация ему не нужна. Если срок уже прошёл, страница сама объяснит, что дальше только связаться с вами.
• Услуги, а не только «встреча 30 минут». Можно продавать услугу с вариантами длительности и ценой. Цена — просто данные, оплата в продукт не входит. Клиент выбирает услугу на той же странице записи, рядом с обычными видами встреч.
• Комнаты, сотрудники и оборудование. У каждого ресурса свои окна доступности и своя вместимость. Слот предлагается только тогда, когда свободно всё сразу: и человек, и комната, и нужное оборудование. Поэтому «комната занята» выясняется при выборе времени, а не на входе в переговорную.
• Лестница записи. Заявка → подтверждена → идёт → завершена, либо отменена или неявка. Статус неявки ставит сама встреча: отметили встречу — запись следует за ней. Так у записи и у встречи одна правда, а не две противоречащие.
• Отчёты по занятости. Загрузка комнаты, доля неявок, список отмен — всё считается из журнала на момент просмотра. У доли неявок всегда названо основание: сколько встреч вообще состоялось. Никаких отдельно накопленных счётчиков, которые живут своей жизнью.
• Важные даты, которые не забываются. Правило задаётся по одному полю даты в карточке: день рождения клиента, годовщина работы. Раз в час продукт проверяет поводы и создаёт ответственному задачу — ровно одну на каждый повод, запись и год, сколько бы раз проверка ни запускалась. Если дата приходится на 29 февраля, в обычный год повод выпадает на 28 февраля и правило срабатывает, а не пропускает год.
• Черновик поздравления. К задаче можно приложить заготовку текста с подстановкой имени и числа лет. Это подсказка человеку, а не отправка: продукт не рассылает поздравления сам, письмо уходит только от сотрудника.
• Одно рабочее место. Раздел «Календарь» собран из вкладок «Сетка», «Бронирование», «Услуги и ресурсы», «Синхронизация» и «Поводы». На карточке клиента или сделки есть блок с событиями — по умолчанию на месяц назад и месяц вперёд. Раздел только читает: изменения вносятся командами ИИ-агенту, которые можно скопировать из интерфейса.

Как это связано с другими надстройками

Календарь не опирается ни на одну надстройку: он ставится и работает сам. Единственное, что рядом, — «Уведомления»: через них напоминания доходят до людей. Если «Уведомления» не установлены, ничего не ломается — напоминания продолжают записываться в журнал, просто не всплывают в колокольчике.

Запись клиентов хорошо сочетается с «Лидами»: у ссылки записи есть место для лида, поэтому обращение из записи можно сразу связать с заявкой и её источником. А сами встречи и поводы видны на карточках в других разделах — рядом с клиентом, сделкой и заявкой.

Честные границы

• С внешними календарями работает только загрузка к себе. Двусторонней синхронизации нет, и это названное решение, а не недоделка: изменения, сделанные в чужом календаре, в CRM не приезжают. Отдавать свои встречи наружу можно файлом-подпиской по отдельной ссылке.
• Импортированная занятость только читается: её нельзя изменить или удалить из CRM. Она двигается сама — следующим файлом из внешнего календаря.
• Продукт не проводит видеовстречи и не хранит записи разговоров: он выдаёт ссылку на ваш сервис.
• Оплаты онлайн-записи нет: цена услуги — это данные для клиента, а не приём денег. Деньги в продукте живут в надстройке «Деньги».
• Вместимость ресурса учитывается, но групповые занятия не сделаны: один слот продаётся одному клиенту, а не группе.
• Пересечение встреч — только предупреждение, а не запрет: две встречи на одно время поставить можно, продукт о них скажет. Жёстко запрещает только запись клиентов, и там это устроено так, что двух броней на одно время не бывает по построению.
• Окно чтения ограничено: за один раз показывается не больше двух месяцев сетки. Более широкий запрос отказывает по имени — календарь это поверхность для работы, а не выгрузка.
• Повторы поддерживаются не все: только привычный набор правил, а не полный стандарт повторяющихся событий.
• Поводы никогда не отправляют поздравление сами. Рождается задача человеку, черновик текста прикладывается как подсказка — и всё; отправка остаётся за сотрудником.
• Напоминание, опоздавшее больше чем на сутки, не отправляется вовсе, и ссылка на встречу не перевыпускается при изменении шаблона: уже выданный адрес остаётся прежним.

Все надстройки → Каталог надстроек

← Документация CRM-агента