Перенос данных из старой CRM, загрузка списков из таблиц, выгрузка для отчётности и правка сразу множества записей — всё это устроено так, чтобы случайная ошибка не стоила вам базы. У каждой такой операции есть предварительный показ, у каждой — откат, и все они собраны в одном списке «Операции».
Импорт CSV
Основной способ перенести данные — обычный файл с таблицей (формат CSV: строки текста, разделённые запятыми или точкой с запятой; его сохраняет любая электронная таблица). Продукт сам определяет кодировку и разделитель — в том числе понимает русские файлы из Excel, где разделитель точка с запятой, а заголовки написаны по-русски («Почта», «Телефон»).
Дальше вы объясняете, какая колонка какому полю соответствует. Агент предлагает соответствия сам, узнавая привычные названия, а вы проверяете. Для дат можно указать их формат (например, «дд.мм.гггг»), а значения продукт приводит к единому виду: телефоны — к общему формату, даты — к однозначному. Строка с неверным ИНН не попадёт в базу, а окажется в файле ошибок с номером строки.
Есть и готовые наборы соответствий: если вы загружаете однотипные файлы регулярно, соответствия можно сохранить и переиспользовать, а не назначать каждый раз заново.
Пробный прогон
Прежде чем что-то записывать, загрузка выполняется «на сухую»: продукт проходит по всем строкам и показывает, что получится, — сколько записей будет создано, сколько окажутся дублями, сколько строк с ошибками. В базу при этом не уходит ничего.
Отчёт по ошибкам — не сухая цифра, а список: номер строки, колонка, значение и причина. Первые двести строк видны прямо на экране, остальные выгружаются файлом, который удобно поправить в таблице и загрузить снова. Так первая же загрузка превращается в понятную работу над ошибками, а не в загадку «почему часть данных не легла».
Откат импорта
Даже после успешной загрузки остаётся право передумать: завершённый прогон можно откатить в течение 7 дней. Созданные записи уходят в корзину, а изменённые возвращают свои прежние значения — продукт сохранил их на время прогона. Если между загрузкой и откатом кто-то из людей поправил запись, эта правка не затирается: она остаётся, и вам об этом сообщают. По истечении срока попытка отката честно отвечает, что время упущено, и называет срок.
Связанный импорт
Часто в таблице клиентов есть колонка «Компания». Загружать компанию отдельным файлом и потом связывать вручную — лишняя работа, поэтому продукт умеет связывать данные прямо при загрузке: он создаёт или находит нужную компанию и привязывает к ней контакты. Порядок поиска разумный: сначала по домену сайта, потом по ИНН, потом по точному названию — по одному только названию связывать небезопасно, потому что компаний с одинаковыми именами много.
Поведение, когда нужная компания не найдена, вы выбираете сами: считать это ошибкой строки, создать компанию по данным из файла или загрузить контакт без компании. Записи без хозяина «втихую» не появляются — если контакт остался без компании, это будет отдельный счётчик в отчёте, а не потеря. Компании при загрузке тоже могут ссылаться на головную структуру — иерархия выстраивается автоматически, а замкнутые круги отвергаются.
Экспорт и выгрузки
Выгрузить можно любое выбранное множество: все контакты, отобранные по условиям, оборудование клиентов, историю отгрузок — что угодно из того, что продукт умеет показывать. Отборы те же, что в списках, поэтому «выгрузить то же, что на экране» получается без дополнительных усилий.
Файл выгрузки аккуратен по отношению к электронным таблицам: правильная кодировка, разделитель под русскую настройку, а значения, начинающиеся со знака «равно» или «плюс», экранируются — чтобы Excel не принял текст за формулу. Заголовки колонок совпадают с названиями полей, поэтому такую выгрузку можно позже загрузить обратно, и колонки сопоставятся сами.
Готовый файл доступен 24 часа, потом его надо сформировать заново — это защита от того, чтобы на сервере незаметно копились выгрузки с персональными данными. История выгрузок (кто, что и когда выгружал) остаётся всегда.
Массовые операции
Иногда нужно поправить сразу много записей: проставить ответственного, добавить метку, сменить статус, убрать в архив, удалить. Это делается массовой операцией — одной командой агенту по отобранному списку. Набор действий понятный: изменить поле, назначить ответственного, добавить или снять метки, сменить статус, убрать в архив или вернуть из архива, удалить, восстановить из корзины.
Массовая правка аккуратна по нескольким причинам. Первое: перед запуском есть предварительный показ — сколько записей под неё попадает и на чём может споткнуться. Второе: ошибки не отменяют всю работу — неверное значение для одной записи отправится в список ошибок, а остальные записи обновятся. Третье: набор записей замораживается в момент запуска, поэтому новые записи, случайно подходящие под условия, в неё не доедут. Четвёртое: у каждого исполнителя одновременно идёт только одна массовая правка — чтобы не запутаться.
Откат массовых операций
Каждую массовую правку можно отменить в течение 7 дней. Продукт заранее сохранил прежние значения, поэтому откат возвращает всё на место: поля — к прежним значениям, метки — снимаются или возвращаются, удалённые записи — из корзины вместе со связанными. Если за это время запись успели удалить окончательно или объединить с другой, откат не будет ломать чужую работу: он честно перечислит, что оставил как есть, и предупредит об этом.
Оговорка: восстановление из корзины отменить нельзя — это не откат, а новое действие. Повторный откат одной и той же операции тоже не выполняется.
История операций
Все крупные работы собраны в одном разделе «Операции»: загрузки и выгрузки, массовые правки, объединения записей, поиск повторов, синхронизация почты. Записи идут от новых к старым, их можно отфильтровать по виду, а у каждой операции есть подробный отчёт: сколько записей затронуто, где ошибки, что можно откатить и до какого срока. Пока операция идёт, прогресс виден на экране — обновлять страницу не нужно.
У отката виден срок: пока он открыт, рядом есть готовая фраза для агента; после — честная надпись, что окно закрыто. Так всегда понятно, можно ли ещё отменить то, что вы видите.
Ограничения
Размеры и объёмы названы прямо, чтобы не было сюрпризов на большом файле или большой базе:
- Файл загрузки — не больше 100 мегабайт и не больше 200 000 строк. Файлы Excel (формат XLSX) намеренно не принимаются: преобразуйте таблицу в CSV — это делается в самой табличной программе за один шаг.
- Работа идёт частями — по 500 строк за проход, поэтому большая загрузка не «кладет» сервер, а идёт некоторое время с видимым прогрессом.
- Файл выгрузки живёт 24 часа, затем скачивание отвечает, что срок истёк, и предлагает сформировать файл заново.
- Откаты ограничены по времени: импорт и массовые правки — 7 дней, объединение записей — 30 дней, приведение к единому виду — 7 дней.
- Один прогон за раз — у одного исполнителя одновременно идёт только одна массовая правка.
Ограничения — это не недостатки, а честная граница возможного: продукт предпочитает отказать понятно, чем выполнить работу наполовину.
Дальше → Свои поля, объекты и представления