«Аналитика» — это дополнение, с которым вы собираете отчёты из данных продукта сами, не дожидаясь разработчика: продажи, сервис, маркетинг — любой разрез, который нужен вам сегодня. Отчёт описывается данными (что считаем, в каких разрезах, за какой период), сохраняется один раз и дальше живёт сам: его можно закрепить на дашборде, повесить панелью на карточку клиента или получать письмом по расписанию.
Зачем свои отчёты
Готовые отчёты закрывают типовые вопросы контуров — воронку продаж, скорость сделок, сроки по заявкам, задолженность. Но жизнь шире: «сколько договоров на обслуживание истекает в этом квартале у наших партнёров», «какие менеджеры чаще других теряют сделки после второго касания», «сколько обращений без ответа старше суток в каждом отделе». Под каждый такой вопрос звать разработчика — долго и дорого; здесь отчёт собирается по вашей формулировке, а точнее — вы поручаете сборку агенту словами.
Как устроен отчёт
Отчёт описывается данными, без кода. Нужно назвать пять вещей: по каким записям считаем (контакты, компании, сделки, счета, заявки и другие), что показывать в столбцах, какие итоги подводить, по каким разрезам группировать и за какой период. Плюс обычный отбор — например, только действующие клиенты или только один филиал.
Итоги считаются по смыслу поля: количество — по чему угодно, суммы и средние — только по числам и деньгам, а складывать даты или названия бессмысленно, и продукт такого не позволит. Отбор в отчёте — тот же, что в списках продукта: если поставить в отчёте условие, совпадающее с условием в списке, числа совпадут запись в запись. Это важно для доверия к цифрам: отчёт и список не могут «немного расходиться».
Группировать можно по обычным полям и по периодам: день, неделя, месяц, квартал, год. Разрезов — один или два, и это не случайное ограничение: два разреза (например, «месяц» и «источник») дают читаемую таблицу, а пять превращают её в ребус, в котором легко ошибиться самому. Условия по итогам («показывать только строки, где сумма больше миллиона») допустимы, когда разрез всего один.
Как читать цифры
У каждой цифры есть происхождение, и продукт его называет. В ответе видно: за какой период считали и по какой дате (по дате создания, по дате закрытия или по дате события), на какой момент посчитали, в какой валюте и с какими правами. Строка «с вашими правами» важнее, чем кажется: отчёт не показывает больше, чем человеку разрешено видеть в списках. Поэтому один и тот же отчёт у руководителя и у менеджера даст разные числа — и каждый увидит, что смотрит в своих правах, а не в чужих.
Есть и защита от ложной точности. Ячейка, собранная по слишком маленькому числу записей, честно об этом предупреждает, вместо того чтобы выглядеть как установленный факт: по одиннадцати сделкам процент побед ничего не доказывает. А если подходящих строк оказалось больше, чем помещается в отчёт, ответ прямо говорит «первые N из M» — вместо тихой обрезки, из-за которой цифра выглядела бы полной.
Дашборды
Дашборд — это экран, на котором рядом стоят несколько отчётов: выручка, воронка, нагрузка на сервис, повторные продажи. Каждая плитка дашборда ссылается на готовый отчёт и берёт его числа, ничего не считая сама, — поэтому цифра на дашборде и цифра в самом отчёте всегда одинаковые. Отборы, выставленные на дашборде, передаются внутрь отчётов, а не применяются к уже готовой таблице: итоги пересчитываются честно.
У дашборда есть режим просмотра: «с моими правами» (каждый видит свою картину) или «от имени конкретного владельца» (все видят его картину). Режим указан прямо на экране, так что путаницы, чьи это цифры, не возникает.
Отчёт можно прикрепить и к карточке клиента или сделки — тогда он показывается прямо на карточке. У такой панели обязательно указывается привязка: панель отвечает именно про эту запись, а не «про то, что случайно попало в отчёт». Если отчёт не успел посчитаться за отведённое время, панель покажет последний посчитанный вариант и подпишет, на какой момент он сделан.
История, выгрузка и рассылка
Картина меняется во времени, поэтому отчёты можно снимать, как снимки: раз в день продукт запоминает числа отчёта за этот день. По снимкам видно динамику — «как росло из месяца в месяц», а не только «как сейчас». Каждый ответ прямо называет свою основу: «в реальном времени» или «снимок на такую-то дату». Читать «как было в марте» из живых данных нельзя — живые данные всегда про сегодня; зато снимки для этого и существуют. Хранятся они ограниченный срок, и срок — видимое число.
Отчёт выгружается в файл для электронной таблицы — CSV и XLSX, который открывает Excel, — а также в печатную версию для отправки или совещания. У выгрузок есть пределы: сколько выгрузок в день и сколько строк в каждой; это видимые числа, и о них можно узнать заранее, а не в момент отказа. Файл живёт сутки, после чего удаляется — данные не размножаются по дискам бесконтрольно. В заголовке файла указаны дата данных и права, в которых он сделан.
Кроме того, отчёт можно получать письмом по расписанию. Каждый получатель получает отдельное письмо; правило может решить не отправлять пустой отчёт или не отправлять его повторно, если с прошлого раза ничего не изменилось. Каждая отправка попадает в журнал, а сбой виден отдельным уведомлением — молчаливых провалов не бывает.
Честные границы
- Отчёты режутся правами. Через отчёт никто не увидит больше, чем видит в списках, и каждый ответ сам об этом говорит. Это правило, а не недочёт.
- Маленькие числа предупреждают о себе, а не притворяются точными.
- Живые данные — всегда про сейчас. Вопрос «как было в марте» решается только снимками, и ответ честно скажет, что серия начинается позже, если снимков за тот период нет.
- Удалённое поле не проходит незаметно. Если поле, по которому строился отчёт, убрали, продукт не пересоберёт отчёт молча: он пометит проблему и откажет, назвав поле. Так же поступает и выгрузка — колонка не окажется пустой без объяснения.
- Отчёты контуров никуда не переезжали. Воронка сделок, скорость продаж, сроки по заявкам, задолженность и атрибуция маркетинга остаются своими разделами со своими цифрами. Общий механизм отвечает на всё остальное, а где готовый отчёт уже есть, он честно подсказывает готовый, а не повторяет его.
- Данные во внешнюю систему отчётности передаются версиями, а не «живым» подключением. Продукт выкладывает набор данных с отметкой, сколько в нём строк и на какой момент; при изменении состава колонок внешняя система получит предупреждение о расхождении вместо тихо неверных чисел.