Денежный контур ведёт сделку от первого расчёта до поступивших денег: предложение клиенту, счёт, оплата, договор, подписка. Здесь продукт особенно полезен, потому что вся эта работа — цепочка мелких шагов, где легко потерять нить: что уже отправили, что оплачено, кому напомнить, что продлить. Каждый шаг записан и связан с соседним, поэтому цепочка не рвётся.
Каталог товаров и услуг
Начинается всё с каталога: что вы продаёте, по каким ценам и в каких единицах. Товары и услуги собраны в категории (тоже с иерархией), у каждой позиции есть единица измерения — штука, час, месяц, лицензия — и своя ставка налога. Ставку налога, как и всё остальное, можно задать один раз и переиспользовать: одна из них помечается основной. Товар с историей продаж не удаляется, а помечается неактивным — так прошлые документы остаются понятными.
Единицы измерения могут быть связаны между собой: например, известно, что в упаковке 12 штук. Тогда продукт сам пересчитает, сколько упаковок нужно на заказанное количество, и вам не придётся считать вручную.
Ценовые книги и расчёт цены
У разных клиентов цены разные — это нормально, и хранится это в ценовых книгах: наборах цен, привязанных к клиенту, валюте или периоду. У одной книги есть записи по товарам с условиями: с какой даты действует цена, при каком количестве начинается скидка от объёма. В любой момент можно задать вопрос «какая цена будет для этого клиента и этого товара» и получить ответ по единому правилу, а не по догадке менеджера.
Правило расчёта цены одно на весь продукт: сначала берётся цена из книги, потом применяются правила скидок, потом налоги. Это важно, потому что «единое правило» означает, что одна и та же строка получит одинаковую цену и в предложении, и в заказе, и в счёте. Расхождений между документами не будет.
Правила скидок
Скидки тоже настраиваются: «от десяти штук — минус пять процентов», «для этого клиента — особые условия». У каждой применённой скидки есть журнал: видно, по какому правилу получилась такая цена. Это снимает классический спор «почему клиенту отдали дешевле»: ответ лежит прямо в строке — вот книга цен, вот правило, вот его вклад.
Предложения
Предложение клиенту собирается из строк: товар или услуга, количество, цена. Все итоги пересчитываются автоматически — суммы по строкам, налоги, общий итог, — и всегда видно, из чего каждый итог сложился. У предложений есть нумерация по порядку и версии: если условия переигровали, создаётся новая версия, и старое состояние остаётся нетронутым — так понятно, что именно уходило клиенту в какой момент.
Агент умеет собирать предложение по частям сам: подставить товары из сделки, посчитать цену по книге, применить скидки. Вам же остаётся проверить и отправить.
Отправка предложения
Предложение уходит клиенту письмом, в котором есть ссылка на публичную страницу с документом — отдельный адрес, доступный по особому ключу, без входа в систему. Так клиент открывает предложение в любой момент, и это удобно: не нужно пересылать файл. Продукт отмечает, что письмо ушло и открывали ли его — то есть видно, дошло ли предложение и интересно ли оно. Публичная страница отвечает одинаково скромно на любой неверный ключ, ничего не выдавая о содержимом.
Заказы и исполнение
Когда клиент согласился, предложение превращается в заказ — документ подтверждённого намерения. У заказа понятный жизненный путь: черновик, отправлен, на паузе, закрыт, отменён, изменён. Отдельно видно, насколько заказ выполнен и насколько оплачен — двумя показателями, которые считаются по строкам: сколько уже отгружено и сколько выставлено к оплате. Есть и особые виды заказов: рамочные (договор на объём с выборкой по частям) и записи об отгрузке.
Счета, оплаты и взаимозачёты
Из заказа или предложения выставляется счёт. У счёта есть состояние, которое считается, а не выставляется вручную: черновик, выставлен, частично оплачен, оплачен, просрочен. Момент выставления фиксируется: суммы и ставки в выставленном счёте заморожены и не «пересчитываются задним числом».
Оплаты можно вносить частично и распределять между счетами — один платёж может закрывать несколько счетов. Если деньги нужно вернуть или уменьшить долг, выпускается кредит-нота (документ корректировки), и тогда баланс счёта пересчитывается: «выставлено минус оплачено минус скорректировано = остаток». Все эти цифры видны рядом, поэтому всегда понятно, откуда взялся остаток. Бывают и авансы — деньги вперёд, которые ждут своих счетов.
Дебиторка и напоминания
Отдельный контур отвечает на вопрос «кто нам должен и сколько». Суммы раскладываются по срокам давности (до месяца, месяц-два, больше девяноста дней и так далее) — так сразу видно, где деньги застряли всерьёз. Напоминания клиентам о долге устроены как лестница: мягкое напоминание, потом строже, потом крайняя мера. Лестница настраивается, а у каждой ступени видно, сработала ли она и кому ушло письмо.
Есть разумные предохранители: важному клиенту напоминания можно приостановить, чтобы не портить отношения, а по компании — задать свой порог «с этого дня считаем просрочкой». Приостановленные строки не исчезают из отчёта, а показываются с пометкой «приостановлено и почему» — скрывать их было бы обманом. И есть прогноз поступления денег: когда и сколько ожидается, с расчётом вероятности.
Кредитные лимиты
Продавать в долг — обычное дело, но с ограничением. Для клиента задаётся предел, сколько ему можно отгрузить без оплаты — с учётом юридического лица и валюты. Когда лимит превышается, продукт предупреждает, а в серьёзных случаях не пропускает выставление счёта дальше. Обойти правило можно — решение руководителя с обязательной причиной, — но это остаётся записанным. Здесь же есть одна страница «сколько у клиента накопилось долга и почему именно столько», где сходятся все числа: остатки по счетам, просрочки, действующее правило.
Договоры
Договоры собраны в реестр: с кем, на какой срок, на каких условиях, кто отвечает. У договора есть срок действия и дата, до которой нужно предупредить о непродлении, — по ним продукт заранее подаёт сигнал, чтобы продление не проспали. Отдельно ведутся обязательства по договору, превращённые в задачи с нужной периодичностью: например, «каждый месяц до пятнадцатого числа подготовить отчёт». Договор можно продлить, расторгнуть или изменить; всё это записывается с причиной. К договору прикладываются связанные документы: сам договор, допсоглашения, акты. Такой документ в продукте не удаляется, а заменяется новым — так сохраняется история подписания.
Из договора можно снова собрать предложение — когда пора продлевать на новых условиях. А из принятого клиентом предложения, наоборот, создаётся договор. Цепочка замкнута.
Подписки
Если вы продаёте по подписке — например, обслуживание с ежемесячной оплатой, — продукт сам ведёт календарь периодов и выставляет счета. Главное здесь — отсутствие дублей: повторный запуск расчёта не создаёт вторую порцию счетов за те же периоды. У каждого периода видно своё состояние: запланирован, выставлен, оплачен, и есть ссылка на конкретный счёт.
Подписку можно приостановить (клиент заморозил услугу) и возобновить, а изменение условий посередине периода считается честно: одна часть периода идёт по старой цене, другая — по новой, и это видно. Условия можно заготовить заранее шаблонами, чтобы не набирать их заново для каждого клиента.
Закупки и запрос подписи
Есть и закупочная сторона: цены от поставщиков собираются в одном месте, предложения поставщиков сравниваются между собой — видно, где дешевле и на каких условиях. Это помогает не переплачивать и хранить историю: «в прошлый раз было дешевле».
Отдельная возможность — запрос подписи: документ отправляется на подпись, а продукт ведёт его состояние: кому ушло, кто подписал, кто ещё нет. Честно скажем: это не полноценная юридическая электронная подпись, а аккуратное ведение состояния подписания с историей — сам факт подписи остаётся за вашими обычными процедурами.
Комплекты
Из нескольких товаров можно собрать комплект — набор, который продаётся как одно целое с собственной ценой. В комплекте видно, из чего он состоит, и что произойдёт, если одну из частей убрать. Так удобно продавать наборы «всё для запуска» или «годовая поддержка с оборудованием», не изобретая для каждого отдельную позицию.
Печать документов
Предложения, счета, договоры и акты можно печатать по своим шаблонам. Честная оговорка: PDF получается средствами браузера — это печать подготовленной страницы, а не отдельная программа, рисующая документы. Для обычных документов этого достаточно, а если нужен особый типографский вид, шаблон придётся настроить внимательнее.
Сквозная связь и аналитика
Главная ценность денежного контура — что цепочка не рвётся: сделка → предложение → заказ → счёт → оплата → договор → подписка. Из любой точки можно пройти по ссылке к соседней и увидеть всю историю. Поэтому на вопрос «откуда эта цифра» всегда есть ответ, а по этой связке считаются отчёты: сколько предложений дошло до оплаты, какие товары приносят выручку, сколько денег в пути и когда ожидается поступление. Все отчёты выгружаются таблицей.
Всё это — надстройка «Деньги».
Дальше → Маркетинг